Các công chức chuyên môn phường thường xuyên cập nhật các Quyết định của UBND Tỉnh về công bố thủ tục hành chính đối với lĩnh vực phụ trách; triển khai thực hiện song song với việc đánh giá rà soát thủ tục hành chính dựa trên 4 tiêu chí:

- Sự cần thiết: Hầu hết các TTHC thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND cấp xã đều cần thiết duy trì; các mẫu đơn, mẫu tờ khai hành chính phù hợp với nội dung yêu cầu của từng TTHC.

- Tính hợp lý: Qua thực tế tổ chức thực hiện tại phường đối với các TTHC thường xuyên phát sinh, hầu hết các TTHC đều đảm bảo tính hợp lý từng nội dung thông tin của mẫu đơn, mẫu tờ khai hành chính; từng yêu cầu, điều kiện; lô-gic, sự rõ ràng, cụ thể; mẫu đơn, mẫu tờ khai; yêu cầu, điều kiện.

Tuy nhiên, đối với TTHC thuộc lĩnh vực đất đai thì bên cạnh những quy định về giấy tờ theo thủ tục hành chính mà UBND Tỉnh ban hành, còn yêu cầu bổ sung những giấy tờ riêng và thực hiện các nội dung thẩm tra, xác minh… do Chi nhánh Văn phòng đăng ký cấp GCN QSD đất Thành phố yêu cầu (theo Công văn cụ thể đối với từng trường hợp), do đó làm ảnh hưởng đến kết quả giải quyết hồ sơ của người dân.

- Tính hợp pháp: các TTHC được quy định thực hiện đảm bảo đúng thẩm quyền.

- Tính hiệu quả: các quy định về TTHC để việc thực hiện TTHC có chi phí thấp nhất cho cá nhân, tổ chức mà vẫn đảm bảo mục tiêu quản lý nhà nước.

Qua rà soát, các công chức phường chưa có kiến nghị nào đề xuất cấp trên bãi bỏ, bổ sung các quy trình TTHC đối với thẩm quyền giải quyết của cấp xã.

2.2. Tổng hợp, cập nhật số lượng TTHC thuộc thẩm quyền giải quyết của đơn vị, địa phương: Theo quy định của UBND Tỉnh thì cấp xã có 137 thủ tục hành chính trong đó có 79 TTHC một phần và 49 TTHC toàn phần. UBND phường chỉ đạo cán bộ, công chức phường phối hợp với Đoàn phường thường xuyên tuyên truyền, vận động tổ chức, cá nhân đến giải quyết các hồ sơ, TTHC thực hiện, sử dụng dịch vụ công trực tuyến tại Cổng dịch vụ công Quốc gia, dịch vụ công Tỉnh, tuy nhiên đến nay hầu hết các thủ tục hành chính tại phường được thực hiện chủ yếu ở mức độ 2 (có 840/1.012 hồ sơ); TTHC thực hiện ở mức độ 3, mức độ 4 là 172/1.012 hồ sơ, đạt tỷ lệ 17%.

2.3. Kết quả thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết TTHC:

- Tình hình tổ chức và hoạt động của Bộ phận Một cửa phường

Về Cơ sở vật chất, trang thiết bị, phần mềm ứng dụng được trang bị cơ bản đảm bảo nhu cầu sử dụng và thực hiện các nhiệm vụ CCHC.

Về nhân sự: Hiện nay Bộ phận Một cửa gồm có 09 người, gồm: Chủ tịch UBND phường - Trưởng Bộ phận phường và 08 công chức chuyên môn (01 CHT BCH Quân sự, 02 Văn phòng - Thống kê, 02 Tư pháp - Hộ tịch, 02 Văn hóa - Xã hội và 01 Địa chính - Xây dựng) (thiếu 01 công chức Địa chính - Xây dựng phường), vì vậy phường gặp nhiều khó khăn, đặc biệt là đối với lĩnh vực Địa chính - Xây dựng và Quản lý đô thị.

Lãnh đạo phường luôn quan tâm, đảm bảo thực hiện đúng chế độ hỗ trợ cho Bộ phận Một cửa phường theo đúng quy định.

- Kết quả thực hiện số hóa hồ sơ, giấy tờ, kết quả giải quyết TTHC:

Từ ngày 15/12/2023 đến ngày 06/6/2024, Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả phường đã tiếp nhận 1.012 hồ sơ, thủ tục hành chính. Trong đó tiếp nhận 840 hồ sơ, TTHC ở mức độ 2 và 172 hồ sơ TTHC ở mức độ 3, mức độ 4. Đã thực hiện số hóa 840/840 hồ sơ, TTHC, đạt tỷ lệ 100%.

- Tổng hợp, cập nhật kết quả giải quyết hồ sơ:

Từ ngày 15/12/2023 đến ngày 06/6/2024, Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả phường đã tiếp nhận 1.012 hồ sơ, thủ tục hành chính (gồm có 315 hồ sơ giải quyết phải ghi giấy hẹn và 697 hồ sơ giải quyết trong ngày) (Có biểu mẫu đính kèm). Cụ thể:

+ Số hồ sơ tiếp nhận: 1.012 hồ sơ. Trong đó:

Hồ sơ tiếp nhận theo cơ chế một cửa: 790 hồ sơ.

Hồ sơ tiếp nhận theo cơ chế một cửa liên thông: 222 hồ sơ (trong đó: lĩnh vực đất đai: 14 hồ sơ; lĩnh vực bảo trợ xã hội: 100 hồ sơ, lĩnh vực Người có công: 03 hồ sơ và lĩnh vực hộ tịch: 105 hồ sơ).

+ Số hồ sơ đã giải quyết: 985 hồ sơ. Trong đó:

Hồ sơ đã giải quyết theo cơ chế một cửa: 790 hồ sơ.

Hồ sơ đã giải quyết theo cơ chế một cửa liên thông: 195 hồ sơ.

+ Số hồ sơ hoàn trả trước hạn và đúng hạn: 982/985 hồ sơ, đạt tỷ lệ 99,7%. Trong đó:

Hồ sơ đã hoàn trả đúng hạn theo cơ chế một cửa: 790/790 hồ sơ, đạt tỷ lệ 100%.

Hồ sơ đã hoàn trả đúng hạn theo cơ chế một cửa liên thông: 192/195 hồ sơ, đạt tỷ lệ 98,46%.

+ Số hồ sơ hoàn trả trễ hạn: 03/985 hồ sơ, chiếm tỷ lệ 0,30%.

+ Hồ sơ đang giải quyết: 27 hồ sơ. Trong đó:

Hồ sơ đang giải quyết theo cơ chế một cửa: 0 hồ sơ.

Hồ sơ đang giải quyết theo cơ chế một cửa liên thông: 27 hồ sơ (lĩnh vực bảo trợ xã hội, người có công, hộ tịch và đất đai). Trong đó có 05/27 hồ sơ đang giải quyết quá hạn (01 lĩnh vực bảo trợ xã hội, 01 lĩnh vực người có công và 03 lĩnh vực đất đai).

- Kết quả tiếp nhận, xử lý phản ánh, kiến nghị của người dân, tổ chức liên quan đến quy định TTHC

Trong 6 tháng đầu năm 2024, UBND phường, Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả phường không nhận được ý kiến phản ánh nào của người dân liên quan đến quy định TTHC.

- Kết quả Khảo sát mức độ hài lòng của cá nhân, tổ chức tại Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả phường

Trong 6 tháng đầu năm 2024, tại phường đã tiến hành khảo sát mức độ hài lòng của cá nhân và tổ chức dưới 02 hình thức. Trong đó:

- Hình thức khảo sát trực tiếp: tổng cộng 271 phiếu (đối với các công chức Tư pháp - Hộ tịch và công chức Văn hóa - Xã hội - là những công chức phụ trách các lĩnh vực phát sinh hồ sơ, TTHC của tổ chức, cá nhân), kết quả:

+ Lĩnh vực Hộ tịch: 46 phiếu, có 46/46 phiếu thể hiện sự hài lòng và rất hài lòng.

+ Lĩnh vực Chứng thực: 169 phiếu, có 169/169 phiếu thể hiện sự hài lòng và rất hài lòng.

+ Lĩnh vực Văn hóa - Xã hội: 56 phiếu, có 56/56 phiếu đều thể hiện sự hài lòng và rất hài lòng.

- Hình thức khảo sát trực tuyến (căn cứ số liệu thống kê của Sở Nội vụ cung cấp): Phường An Hòa đã triển khai phiếu khảo sát trên phần mềm HueS là 38/51 hồ sơ.

- Kết quả thực hiện việc đánh giá chất lượng giải quyết TTHC:

Nhìn chung, trong 6 tháng đầu năm 2024 tình hình tổ chức tiếp nhận, giải quyết và hoàn trả kết quả thủ tục hành chính của các tổ chức, cá nhân được các công chức chuyên môn phường thực hiện nghiêm túc, đảm bảo đúng quy định. Tuy nhiên, tỷ lệ hồ sơ hoàn trả trễ hạn và đang giải quyết trễ hạn vẫn còn, chiếm tỷ lệ 0,79%.

3. Cải cách tổ chức bộ máy

- Đánh giá về tình hình quản lý, sử dụng biên chế công chức, viên chức.

Hiện nay, cơ quan có 10 cán bộ chuyên trách, 09 công chức trong biên chế, gồm:

+ Đối với cán bộ chuyên trách: 01 Bí thư Đảng uỷ, 01 Phó Bí thư Thường trực Đảng ủy, 01 Phó Bí thư Đảng uỷ kiêm Chủ tịch UBND, 01 Phó chủ tịch HĐND, 02 Phó chủ tịch UBND, 01 CT.UBMTTQVN, 01 Chủ tịch Hội LHPN, 01 Chủ tịch Hội Cựu chiến binh và 01 Bí thư Đoàn phường.

(Chủ tịch Hội Nông dân phường mới chuyển công tác lên UBMTTQVN Thành phố theo Quyết định số 507/QĐ-SNV ngày 27/5/2024 về việc điều động cán bộ, công chức).

+ Đối với công chức phường: 02 công chức Văn phòng - Thống kê, 01 công chức Địa chính - Xây dựng, 02 công chức Tư pháp - Hộ tịch, 02 công chức Văn hoá -Xã hội, 01 công chức Chỉ huy trưởng Quân sự và 01 công chức Tài chính - Kế toán.

(01 công chức Văn hóa - Xã hội sẽ nghỉ hưu theo chế độ từ ngày 01/9/2024)

Hiện nay, phường An Hòa còn thiếu 01 công chức Địa chính - Xây dựng phường. Vì vậy, mặc dù việc sắp xếp, phân công công tác đối với đội ngũ cán bộ, công chức cơ bản đảm bảo thực hiện tốt, tuy nhiên trong công tác quản lý đô thị - xây dựng gặp nhiều khó khăn. Kiến nghị Thành phố quan tâm bố trí công chức Địa chính - Xây dựng phường để thực hiện tốt hơn nhiệm vụ quản lý nhà nước tại địa phương.

- Đánh giá kết quả thực hiện các quy định về phân cấp quản lý nhà nước giữa các cấp chính quyền ở địa phương.

Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của UBND phường được quy định tại Luật Tổ chức Chính quyền địa phương ngày 19/6/2015, UBND phường đã điều hành và thực hiện mọi nhiệm vụ hoạt động tại địa phương bằng những nguyên tắc tập trung dân chủ, tập thể lãnh đạo, cá nhân phụ trách, đồng thời dưới sự chỉ đạo của Đảng uỷ và sự giám sát của HĐND Phường.

Hoạt động theo cơ chế Đảng lãnh đạo, chính quyền thực hiện, cấp dưới phục tùng cấp trên, vì vậy sự phân cấp quản lý thực hiện nhiệm vụ tại địa phương được cụ thể hóa bằng quy chế hoạt động, nội quy làm việc của cơ quan. Trong đó, phân công cụ thể cho từng thành viên và các bộ phận chuyên môn của UBND phường. Các thành viên UBND phường, công chức chuyên môn phường chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND phường về thực hiện nhiệm vụ trong lĩnh vực mình quản lý, phụ trách.

Bộ máy cán bộ, công chức UBND phường được trẻ hoá, cơ bản có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ phù hợp với lĩnh vực phụ trách. Quan tâm chú trọng đến công tác đào tạo, tập huấn nhằm nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, đáp ứng nhu cầu giải quyết công việc trong tình hình mới.

4. Cải cách chế độ công vụ

- Kết quả xây dựng, ban hành các quy định về vị trí việc làm của công chức, viên chức.

Cán bộ, công chức phường được bố trí và thực hiện nhiệm vụ đúng theo quy định về chức năng nhiệm vụ, ví trí việc làm phù hợp với chuyên môn nghiệp vụ.

Để đảm bảo triển khai thực hiện nhiệm vụ theo quy định, UBND phường đã ban hành Quyết định số 07/QĐ-UBND ngày 05/01/2024 về điều chỉnh Quy chế làm việc của Uỷ ban nhân dân phường An Hòa, nhiệm kỳ 2021 - 2026; Quyết định số 08/QĐ-UBND ngày 05/01/2024 về Điều chỉnh phân công nhiệm vụ giữa Chủ tịch, các Phó Chủ tịch các Ủy viên UBND phường An Hòa, nhiệm kỳ 2021 - 2026;

các công chức chuyên môn và một số chức danh khác; Trưởng các đơn vị thuộc phường, Tổ trưởng các Tổ dân phố và quán triệt trong cán bộ, công chức phường và các đơn vị, cá nhân có liên quan để tổ chức thực hiện.

Ngày 29/02/2024, UBND phường đã ban hành Tờ trình số 38/TTr-UBND kèm Đề án Vị trí việc làm và số lượng cán bộ, công chức phường An Hòa trình Thành phố phê duyệt theo quy định.

- Kết quả thực hiện bổ nhiệm, đề bạt công chức, viên chức:

Đảng ủy phường tiến hành tổ chức thực hiện các quy trình về công tác cán bộ đảm bảo đúng quy định.

- Tình hình chấp hành kỷ luật, kỷ cương hành chính của cán bộ, công chức, viên chức tại đơn vị, địa phương.

Cán bộ, công chức phường chấp hành tốt kỷ cương, kỷ luật hành chính.

- Kết quả thực hiện đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức.

UBND phường luôn tạo điều kiện cho cán bộ, công chức phường tham gia các lớp đào tạo, bồi dưỡng do các cấp tổ chức.

5. Cải cách tài chính công

- Kết quả thực hiện các quy định về quản lý tài chính - ngân sách tại địa phương.

+ Tiến độ, kết quả thực hiện thu ngân sách nhà nước theo Kế hoạch được Chính phủ giao: Tốt.

+ Kết quả thực hiện Kế hoạch giải ngân vốn đầu tư công: Tốt.

+ Tiến độ, kết quả thực hiện các kiến nghị sau thanh tra, kiểm tra, kiểm toán nhà nước về tài chính, ngân sách: Không.

- Kết quả thực hiện quy định về quản lý, sử dụng tài sản công: Tốt.

6. Xây dựng và phát triển Chính quyền điện tử, Chính quyền số

- Kết quả cung cấp dịch vụ công trực tuyến mức độ 3 và 4.

Theo quy định của UBND Tỉnh thì cấp xã có 137 thủ tục hành chính trong đó có 79 TTHC một phần và 49 TTHC toàn phần. UBND phường chỉ đạo cán bộ, công chức phường phối hợp với Đoàn phường thường xuyên tuyên truyền, vận động tổ chức, cá nhân đến giải quyết các hồ sơ, TTHC thực hiện, sử dụng dịch vụ công trực tuyến tại Cổng dịch vụ công Quốc gia, dịch vụ công Tỉnh, tuy nhiên đến nay hầu hết các thủ tục hành chính tại phường được thực hiện chủ yếu ở mức độ 2 (có 840/1.012 hồ sơ); TTHC thực hiện ở mức độ 3, mức độ 4 là 172/1.012 hồ sơ, đạt tỷ lệ 17%.

- Việc thực hiện hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 tại UBND phường:

UBND phường đã ban hành và triển khai thực hiện các Quyết định số 16/QĐ-UBND ngày 16/01/2024 về việc công bố và ban hành Mục tiêu chất lượng và Kế hoạch thực hiện Mục tiêu chất lượng áp dụng tại UBND phường An Hoà năm 2024; Kế hoạch số 09/KH-UBND ngày 16/01/2024 về Triển khai xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 vào hoạt động của UBND phường An Hòa năm 2024.

III. ĐÁNH GIÁ CHUNG

1. Mặt tích cực

Việc thực hiện cải cách hành chính của phường An Hòa trong thời gian qua đã đạt được một số chuyển biến tích cực trên các lĩnh vực, đặc biệt trong thực hiện cải cách thủ tục hành chính tại Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả hiện đại phường; kỷ luật, kỷ cương hành chính trong cơ quan được đảm bảo; giúp Lãnh đạo Uỷ ban nhân dân phường quản lý, điều hành các công việc chuyên môn, nghiệp vụ được thuận lợi, sâu sát hơn, góp phần thực hiện tốt nhiệm vụ phát triển kinh tế - xã hội, đảm bảo quốc phòng an ninh tại địa phương.

Các bộ phận chuyên môn có điều kiện chủ động giải quyết công việc, thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền một cách kịp thời, nhanh chóng, tạo điều kiện thuận lợi cho tổ chức, công dân khi đến cơ quan công quyền yêu cầu giải quyết công việc có liên quan.

Kiện toàn sắp xếp tổ chức bộ máy UBND phường, việc tiếp công dân và giải quyết đơn thư khiếu nại, tố cáo đảm bảo tiến bộ đã góp phần thúc đẩy phát triển kinh tế-xã hội của phường, giữ vững ổn định chính trị, trật tự an toàn, xã hội, đời sống vật chất và tinh thần của nhân dân được cải thiện.

2. Những tồn tại, hạn chế, nguyên nhân

- Tồn tại, hạn chế:

+ Tỷ lệ hồ sơ, TTHC thực hiện tiếp nhận, giải quyết ở mức độ 3, 4 trên Cổng dịch vụ công quốc gia còn thấp, mặc dù phường đã có nhiều giải pháp hỗ trợ, hướng dẫn giúp đỡ người dân tạo lập tài khoản và sử dụng dịch vụ công theo quy định.

+ Phần mềm SSO thường xuyên bị lỗi, ảnh hưởng đến việc tiếp nhận và xử lý các hồ sơ trên cổng Dịch vụ công của Tỉnh.

- Nguyên nhân:

+ Phần mềm SSO thời gian qua thường xuyên bị lỗi nên việc xử lý trên phần mềm SSO của các công chức chuyên môn thường xuyên gặp trở ngại, ảnh hưởng đến việc tiếp nhận, giải quyết và trả kết quả TTHC cho cá nhân, tổ chức.

+ Người dân đến phường để giải quyết các hồ sơ, TTHC đặc biệt là các lĩnh vực hộ tịch (đăng ký khai sinh cho cháu, đăng ký lại khai tử cho ông bà để bổ sung hồ sơ đất đai), lĩnh vực bảo trợ xã hội, lĩnh vực chính sách có công... đa số không dùng điện thoại thông minh, điện thoại không chính chủ... nên không thể nộp hồ sơ trên cổng dịch vụ công quốc gia, cổng dịch vụ công của Tỉnh, cũng như không thể tham gia khảo sát mức độ hài lòng trên phần mềm HueS.

IV. PHƯƠNG HƯỚNG NHIỆM VỤ THỜI GIAN ĐẾN

- Tiếp tục triển khai thực hiện Nghị quyết số 76/NQ-CP ngày 15 tháng 7 năm 2021 của Chính phủ ban hành Chương trình tổng thể cải cách hành chính nhà nước giai đoạn 2021 - 2030; Quyết định số 02/QĐ-UBND ngày 03 tháng 01 năm 2024 của UBND thành phố Huế về Ban hành Kế hoạch cải cách hành chính năm 2024 của thành phố Huế với trọng tâm là cải thiện môi trường kinh doanh và chuyển đổi số; Nghị quyết số 69-NQ/ĐU ngày 20 tháng 12 năm 2023 của Ban chấp hành Đảng bộ phường An Hòa về nhiệm vụ phát triển kinh tế - xã hội và công tác xây dựng Đảng năm 2024; Nghị quyết số 06/NQ-HĐND ngày 28 tháng 12 năm 2023 của HĐND phường An Hòa khóa IV, nhiệm kỳ 2021-2026 về nhiệm vụ phát triển kinh tế - xã hội năm 2024; Quyết định số 741/QĐ-UBND ngày 25 tháng 11 năm 2021 của UBND phường An Hòa về việc ban hành Kế hoạch cải cách hành chính giai đoạn 2021 - 2025, định hướng đến năm 2030 của phường An Hòa và Quyết định số 11/QĐ-UBND ngày 09 tháng 01 năm 2024 của UBND phường An Hòa về ban hành Kế hoạch cải cách hành chính năm 2024.

- Tổ chức tự kiểm tra tình hình thực hiện tiếp nhận, giải quyết và trả kết quả TTHC tại Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả phường; đánh giá nội bộ việc xây dựng, áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 tại UBND phường An Hòa năm 2024.

- Rà soát, chuẩn bị hồ sơ phục vụ kiểm tra của Đoàn kiểm tra Thành phố về công tác cải cách hành chính, nội vụ, kiểm soát thủ tục hành chính, triển khai cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính, thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường mạng, thực hiện ý kiến chỉ đạo và kỷ luật, kỷ cương hành chính trên địa bàn thành phố Huế năm 2024.

- Thường xuyên tuyên truyền trong toàn thể cán bộ đảng viên, cốt cán, nhân dân trên địa bàn phường thông qua các hội nghị cốt cán, các buổi họp dân và trên hệ thống phát thanh của phường và Trang Thông tin điện tử phường về công tác cải cách thủ tục hành chính.

- Thường xuyên bố trí phòng tiếp dân hàng tuần, phân công cán bộ phụ trách trực tiếp để tiếp dân, đảm bảo tiếp nhận, giải quyết và hoàn trả các hồ sơ hành chính cho các tổ chức và cá nhân theo đúng thẩm quyền và đúng thời gian quy định, tránh gây phiền hà, sách nhiễu nhân dân.

- Thực hiện nghiêm túc kỷ luật, kỷ cương hành chính; Không ngừng đổi mới tác phong, lề lối làm việc, tiếp dân của cán bộ, công chức tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hiện đại phường.

- Chỉ đạo Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả phường tăng cường hướng dẫn, tiếp nhận và giải quyết TTHC của tổ chức, cá nhân qua cổng dịch vụ công quốc gia, dịch vụ công của Tỉnh nhằm tăng tỉ lệ cung cấp, giải quyết dịch vụ công trực tuyến, thanh toán trực tuyến và khảo sát mức độ hài lòng trên HueS, phấn đấu đạt kế hoạch đề ra.

- Tạo điều kiện cho cán bộ, công chức tham gia các lớp đào tạo, bồi dưỡng; không ngừng nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ đảm bảo thực hiện tốt công tác cải cách hành chính tại UBND phường, tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hiện đại phường.

Trên đây là báo cáo tình hình thực hiện và kết quả công tác cải cách hành chính tại cơ quan 6 tháng đầu năm 2024 của UBND phường An Hòa./.